Formación para el Sector no Lucrativo
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BLOG DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ACCIÓN SOCIAL

 

Artículo: Cómo redactar un Plan de Gestión del Voluntariado

Autor: Manuel García

 

 

Redactar el Plan de Gestión de Voluntariado implica plasmar en un documento más o menos extenso todos los parámetros y directrices a tener en cuenta.

 

Este documento no debe pretender tener una estructura rígida sino flexible y dispuesta a ser actualizada cada vez que sea necesario.

 

La experiencia nos hará actualizar ese plan, tratando de mejorar todos los aspectos que se contemplan en él.

 

Probablemente tengamos que cambiar nuestros criterios de selección del voluntariado, las actividades que se les encomiendan, las habilidades o conocimientos que se les exigen, la formación, etcétera.

 

Debemos pues, estar dispuestos a hacer evolucionar ese plan hacia otro más consolidado, más avanzado, o más acorde con las nuevas situaciones.

 

Deberá el plan contar con la participación de toda nuestra entidad, desde el personal asalariado hasta el personal voluntario, desde los directivos hasta los socios.

 

Hacer participar a los voluntarios en el plan es un elemento motivador pues se les tiene en cuenta, se les hace participar y se les reconoce su valía.

 

El personal remunerado debe reconocer el apoyo de los voluntarios, su interés y su dedicación y deben intervenir en la redacción del plan, estableciendo de qué manera se van a repartir las actividades o las van a compartir, debiendo involucrarse en la formación continua del voluntario, la motivación y su reconocimiento y el logro conjunto de los objetivos.

 

También hemos de destacar la participación de los socios, primero porque muchos de ellos serán también voluntarios, y después porque deben entender la inestimable importancia que este colectivo tiene en la entidad.

 

Las personas con cargos directivos en la organización, independientemente del departamento al que pertenezcan deben también colaborar. No se olvidará que en los respectivos departamentos contarán con la presencia de personal voluntario, y todos debemos estar a la altura para acoger a este colectivo y hacer que se integre en nuestra entidad, provocando ese intercambio recíproco que ya estudiamos en el tema anterior.

 

Nunca deberemos perder de vista que la gestión de nuestro voluntariado es una responsabilidad compartida por todos.

 

Todos y cada uno de los integrantes de nuestra entidad deben participar en esa gestión de una manera continua y permanente.

 

Debemos de tener siempre presente al personal voluntario, y no de manera puntual o interrumpida. Desasistir al voluntariado por descuidar la formación, por prescindir de los procesos selectivos, o por relajarnos cuando debemos de involucrarnos en la motivación o en el reconocimiento, puede tener efectos indeseables.

 

Es necesario pues, exigir la dedicación de todo el personal de nuestra entidad en todo el proceso de gestión de nuestro voluntariado.

 

Nuestros voluntarios requieren un tiempo y una atención. El no ser personal asalariado no significa que no sean un recurso importante para nosotros.

 

Finalmente debemos entender que nuestro Plan de Gestión debe ser una guía directriz donde se establezcan las líneas de actuación referentes al personal voluntario.

 

Dicho todo lo anterior analicemos qué contenidos mínimos deberá tener nuestro Plan de Gestión de Voluntariado.

 

Establecer las actividades

 

Las actividades de toda organización son muy diversas y requieren distintos grados de especialización. Es el momento de determinar qué actividades queremos poner a disponibilidad de nuestros voluntarios y que otras preferimos que lo realice nuestro personal asalariado.

 

Delegar actividades a nuestro voluntariado no significa siempre que éstas sean más sencillas o menos importantes. A veces se trata de actividades con un alto grado de especialización y de compromiso que nuestros voluntarios realizan de una manera muy eficiente.

 

Definir el perfil del voluntariado.

 

Definiremos las habilidades, conocimientos y actitudes que requeriremos para este colectivo.

 

Esto significa, una vez establecidas las actividades, analizar para cada actividad las cualidades más adecuadas.

 

Probablemente necesitemos personal con conocimientos informáticos o administrativos, o con determinadas habilidades.

 

Estas cualidades son las que debemos de tener presente para cada puesto dentro del engranaje de nuestra organización.

 

En función de esas cualidades solicitadas habremos establecido por ejemplo el rango de edad en que debemos movernos, el nivel cultural o de estudios, o la disponibilidad de tiempo.

 

Para cada puesto a cubrir tendremos definido el perfil de cada colaborador, pero nunca nos debemos dejar llevar en la fase de selección de voluntarios, con crear nuevos puestos que se adapten a las habilidades que nos ofrecen los aspirantes a voluntarios.

 

Si atender a la tercera edad no está contemplado en nuestros planes estratégicos o no es prioritario en estos momentos, no nos deberemos empeñar en crear un departamento que se centre en ello por el hecho de tener el ofrecimiento de un voluntario que sea conocedor de esta disciplina.

 

No cabe improvisar. Contaremos con unas actividades bien definidas y unas cualidades adecuadas para cada actividad.

 

A modo de ejemplo se describen los aspectos fundamentales que debemos tener establecidos para cada puesto.

 

  • Designación del puesto o vacante
  • Área o departamento al que pertenece esa vacante
  • Habilidades requeridas
  • Experiencia
  • Formación o conocimientos
  • Duración de la actividad
  • Dedicación del voluntario a la actividad
  • Calendarios y horarios deseables
  • Funciones concretas del voluntario
  • Logros que se pretenden en la actividad
  • Persona que controla y supervisa esa actividad
  • Medios con los que se cuenta (costes económicos, recursos técnico o materiales …)

 

Establecer el número de voluntarios y los tiempos de dedicación

 

Establecidas las actividades a realizar y las cualidades de las personas que lo van a llevar a término, analizaremos el tiempo que es necesario para ejecutarlas.

 

En base a ese tiempo podremos determinar el número de personas que debemos destinar a cada tarea o función, así como la dedicación mínima de estas personas.

 

Habrá actividades que requerirán una dedicación continua, por ejemplo, atender un teléfono. Y eso nos obligará a tener ese puesto cubierto durante un amplio horario y durante varios días de la semana. Habrá que organizar horarios y posibles turnos de trabajo.

 

Otras actividades podrán realizarse contando con poco personal o con personal que se dedique de una manera más o menos esporádica.

 

Hay entidades que cuentan con colaboradores sólo durante unos días muy concretos para actos que no son cotidianos. Pensemos en alguna campaña de sensibilización o en algún otro tipo de evento.

 

Un aspecto importante en cuanto al número de voluntarios que deberemos tener siempre muy presente es el equilibrio entre las personas que necesita nuestra entidad y las personas que disponemos.

 

Tener menos voluntarios que las necesarias para poner en marcha una actividad nos hará fracasar pues no alcanzaremos los logros que esperábamos. La escasez de recursos humanos nos convertirá en poco eficaces.

 

Pero lo contrario también es importante. Un exceso de voluntarios, que desborde a nuestra organización, provocará tener voluntarios desatendidos, inactivos y poco productivos y ello nos llevará a provocar una gran insatisfacción entre el voluntariado y nuestra pérdida de credibilidad como entidad.

 

Captación de voluntarios

 

Una vez definidas las cualidades para cada actividad deberemos llevar a cabo un proceso de prospección de voluntarios.

 

Los perfiles exigidos no los encontraremos en cualquier sitio. Una persona con un perfil joven será más fácil de localizar en escuelas, y una persona con conocimientos médicos probablemente la encontremos en hospitales.

 

Es importante analizar con detenimiento los canales de prospección de voluntariado. El tipo de voluntario que podemos encontrar empleando carteles informativos en una escuela o en un centro sanitario, es muy diferente al que podemos localizar a través de internet o una campaña de mailing.

 

La captación no es sólo seleccionar canales de prospección, sino confeccionar un eslogan, un panfleto o una cuña en una emisora de radio.

 

Además, debemos aprovechar toda campaña de captación de voluntariado para transmitir nuestras inquietudes y dar a conocer nuestra organización.

 

Proceso de selección de voluntarios

 

Dentro de esta fase distinguimos varias etapas: acercamiento, información, inscripción, entrevista y valoración de los candidatos.

 

Este proceso de selección es muy importante para cualquier entidad.

 

Un proceso selectivo bien realizado puede conseguir para nuestra organización voluntarios con un perfil muy adecuado que nos aporte su experiencia y sus conocimientos.

 

Si hemos sabido elegir a nuestros candidatos también podremos lograr una mayor permanencia de éstos logrando un mayor grado de compromiso e implicación.

 

Lo más importante de esta fase de selección es la entrevista. En ella podremos detectar los perfiles de los aspirantes a voluntarios, y posteriormente, en la etapa de evaluación procederemos a comparar los perfiles de nuestros aspirantes con los perfiles que necesita nuestra entidad.

 

Incorporación

 

La fase de incorporación está compuesta por dos etapas: la formalización del compromiso y acogida.

 

Después de la firma del compromiso en el que se establecerán las condiciones que regirán la colaboración se abrirá el proceso de acogida en el que se informará al voluntario de sus funciones, se le capacitará para ello, se le asignará un tutor, y se le presentará al personal y los departamentos de la organización.

 

Desarrollo

 

El desarrollo es la fase principal en toda gestión de voluntariado. En ella tiene lugar la formación de los voluntarios, y se potenciarán aspectos tan importantes como la participación del voluntario en la entidad, la comunicación interna, el seguimiento del voluntario, su reconocimiento y su motivación.

 

El reconocimiento supone agradecer al voluntario la labor que lleva a cabo en la organización.

 

Deberemos saber qué tenemos que agradecer, cómo hacerlo y cuando hacerlo, para mantener en alza la moral y la motivación de los voluntarios.

 

Analizaremos las distintas acciones que realizaremos para llevar desarrollar la fase de reconocimiento, desde eventos hasta concesión de premios.

 

Desvinculación

 

Es la fase final y consiste en la despedida de nuestros voluntarios, conociendo los motivos que provocan la desvinculación y aprovechando para agradecerles su colaboración.

 

Es importante que en esta fase aprendamos a conocer qué hacemos bien y qué no hacemos tan bien en nuestra gestión de voluntariado, sabiendo las impresiones que nuestros voluntarios tienen de la organización.

 

A modo de resumen adjuntamos en siguiente cuadro, donde se incluyen las partes esenciales de un Plan de Gestión de Voluntariado.

 

 

 

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